Forretningsorden for bestyrelsen i Rygmarvsbrokforeningen af 1988
Vedtaget af bestyrelsen den 17. januar 2026. Erstatter tidligere forretningsorden.
1. Formål og hjemmel
Denne forretningsorden fastlægger bestyrelsens interne arbejdsform, ansvars- og kompetencefordeling samt rammerne for økonomi og administration.
Forretningsordenen er udarbejdet i overensstemmelse med foreningens vedtægter og fungerer som et internt styringsdokument for bestyrelsens arbejde.
Ved uoverensstemmelse mellem vedtægter og forretningsorden har vedtægterne forrang.
2. Bestyrelsens ansvar
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for foreningens ledelse, herunder:
- at foreningens aktiviteter gennemføres i overensstemmelse med foreningens formål og vedtægter
- at foreningens økonomi, herunder budget, regnskab og likviditet, forvaltes forsvarligt
- at offentlige tilskud, fondsmidler og øvrige indtægter anvendes i overensstemmelse med givne vilkår
- at foreningen overholder gældende lovgivning og almindelige principper for god foreningsledelse
Bestyrelsen kan delegere opgaver til formand, kasserer, udvalg eller frivillige, men ansvaret forbliver hos bestyrelsen.
3. Beslutninger og handlefrihed
Bestyrelsen træffer beslutninger om overordnede og principielle forhold i foreningen, herunder større aktiviteter, væsentlige ændringer i prioriteringer samt dispositioner med betydning for foreningens økonomi.
Inden for rammerne af vedtagne beslutninger og godkendt budget kan formanden og kassereren varetage den daglige drift og træffe løbende beslutninger.
- Formand og kasserer kan hver for sig træffe beslutning om enkeltstående dispositioner op til 5.000 kr. pr. disposition.
- Formand og kasserer kan samlet disponere op til 15.000 kr. mellem to bestyrelsesmøder.
Dispositioner, der overstiger disse beløbsgrænser, samt dispositioner der indebærer væsentlige afvigelser fra det vedtagne budget, kræver forudgående beslutning i bestyrelsen.
Bestyrelsen orienteres løbende om væsentlige beslutninger og aktiviteter.
4. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder mindst fire ordinære møder årligt. Møder kan afholdes fysisk, digitalt eller som hybridmøder.
Indkaldelse sker i rimelig tid og med dagsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller næstformanden. Bestyrelsesmedlemmer kan anmode om, at der indkaldes til møde.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne, hvilket er 4 ud af 7 medlemmer.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens, eller i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.
Der udarbejdes referat af alle bestyrelsesmøder. Referatet godkendes senest på næste bestyrelsesmøde og opbevares i foreningens arkiv.
5. Roller og ansvarsfordeling
Formanden
- leder bestyrelsens arbejde
- repræsenterer foreningen udadtil
- sikrer overblik og fremdrift
- indkalder til bestyrelsesmøder
- udarbejder årsberetning til årsmødet
Næstformanden
- træder i formandens sted ved dennes fravær
- fungerer som sparringspartner for formanden
Kassereren
- har ansvar for foreningens daglige økonomi
- udarbejder budget og årsregnskab
- sikrer korrekt bogføring og bilagshåndtering
- orienterer bestyrelsen om økonomisk status
- medvirker ved ansøgning om og afrapportering på offentlige tilskud og fondsmidler
Kasserersuppleanten
- bistår kassereren efter behov
- deltager i intern økonomisk kontrol
- fungerer som stedfortræder ved kassererens fravær eller udtræden
Suppleanter
Suppleanter skal indkaldes til bestyrelsesmøder og kan deltage i drøftelser, men har ikke stemmeret.
Suppleanter kan inddrages i bestyrelsens arbejde efter bestyrelsens beslutning.
Enkeltstående opgaver kan uddelegeres til andre medlemmer af foreningen.
6. Økonomi, betalinger og bilag
Foreningen anvender et to-i-forening-princip, hvilket indebærer, at økonomiske dispositioner som udgangspunkt involverer mere end én person.
Kassereren varetager den daglige bogføring og gennemførelse af betalinger. Større eller usædvanlige betalinger, herunder beløb over 15.000 kr., godkendes via videoopkald.
Hvor det er praktisk muligt, adskilles godkendelse og udførelse af betalinger. I tilfælde, hvor dette ikke er muligt, dokumenteres dispositionen, og bestyrelsen orienteres efterfølgende.
Bilag kan indsendes både digitalt og fysisk. Udgifter medtages i det regnskabsår, de vedrører. Af hensyn til regnskabsafslutning fastsætter bestyrelsen en årlig frist for indsendelse af bilag.
7. Regnskab, revision og intern kontrol
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Regnskabet føres i overensstemmelse med god regnskabsskik for foreninger og revideres af ekstern revisor.
Bestyrelsen foretager mindst én årlig intern gennemgang af foreningens økonomi.
Bestyrelsen fører løbende tilsyn med foreningens økonomi og tilpasser foreningens praksis i takt med gældende krav fra myndigheder, fonde og øvrige tilskudsgivere.
8. Godtgørelser, udlæg og deltagelse i arrangementer
Bestyrelsesarbejde er ulønnet.
Faktiske udgifter afholdt som led i bestyrelsens og arrangørers arbejde refunderes mod bilag. Kørselsgodtgørelse ydes efter gældende satser til planlægning og officiel repræsentation af foreningen. Udgifter til tog, bus, bro- og færgebilletter refunderes mod dokumentation. Der ydes ikke transportudgifter til selve arrangementet.
Foreningen stiller ikke arbejdsredskaber vedrørende bestyrelsesarbejdet til rådighed til bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmer med husstand deltager i foreningens arrangementer på samme vilkår som foreningens øvrige medlemmer, medmindre deltagelsen er nødvendig som led i planlægning, afvikling eller repræsentation af foreningen, eller bestyrelsesmedlemmet er arrangør. I disse tilfælde kan deltagelsen være vederlagsfri. Beslutning om vederlagsfri deltagelse træffes konkret og dokumenteres.
9. Habilitet
Bestyrelsesmedlemmer må ikke deltage i behandling eller beslutning af sager, hvor de har personlig eller økonomisk interesse.
Habilitetsforhold skal oplyses og noteres i referatet.
10. Behandling af personoplysninger (GDPR)
Foreningen behandler personoplysninger som led i sit virke.
Bestyrelsen og suppleanter er ansvarlige for, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med foreningens privatlivspolitik.
11. Tavshedspligt
Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er underlagt tavshedspligt om fortrolige oplysninger.
Tavshedspligten gælder også efter udtræden af bestyrelsen.
12. Ikrafttræden og revision
Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens godkendelse.
Forretningsordenen gennemgås mindst én gang pr. valgperiode eller ved væsentlige ændringer i foreningens forhold.